스마트폰이 바꿔놓은 것은 버스, 지하철 풍경만이 아니다. 업무 공간과 환경도 크게 바꾸고 있다. 스마트폰으로 인해 스마트 워크, 스마트 오피스라는 단어가 생겨났다. 스마트 워크는 좀 더 효율적이고 능률적인 업무를 위한 업무 방식, 업무 기술을 뜻하며 그것은 스마트폰으로 완성된다. 스마트폰을 통해 우리의 미래 업무 환경은 어떻게 달라질까.

PC와 인터넷의 등장으로 우리의 직장은 디지털 오피스로 탈바꿈했다. PC 시대 이전의 사무실은 서류와 펜, 계산기, 전화기, 팩시밀리, 복사기 등이 자리를 채우고 있었다. 하지만 지금은 PC와 복합기가 그 자리를 대신한다. 좀 더 진보한 환경의 사무실에는 인터넷 전화기가 설치돼 있다. ‘아날로그’ 물품으로 채워지던 사무실이 PC의 등장과 함께 ‘디지털’로 대체됐다.

디지털 오피스 → 스마트 오피스

스마트 오피스 이전의 디지털 오피스는 업무와 관련된 수많은 문서와 자료, 커뮤니케이션 내역과 의사결정 사항을 쉽게 기록, 보관, 관리할 수 있도록 해주었다. 모든 데이터는 종이가 아닌 0과 1로 구성된 디지털 코드로 하드디스크에 저장됐다. 우리의 업무가 디지털로 기록되면서 체계적인 업무 프로세스 정립과 투명한 의사결정이 가능해졌다. 특히 디지털은 데이터를 제한 없이 보관하고 빠르게 검색할 수 있으며 전세계 어디로든 빠르게 전송할 수 있어 업무 속도의 개선에 크게 기여했다.

그렇다면 스마트 오피스는 어떤 변화를 가져올까. 디지털 오피스가 PC와 유선 인터넷으로 구현될 수 있었다면, 스마트 오피스는 스마트폰과 무선 인터넷으로 시작된다. 디지털 오피스는 고정된 장소를 기반으로 한다. 사무실에 각자의 자리가 있고 그 공간에서 업무를 하는 것은 기존 사무실이나 디지털 오피스나 다를 바 없다.



하지만 스마트 오피스는 장소가 중요하지 않다. 늘 쉽게 들고 다닐 수 있는 스마트폰과 스마트패드(아이패드와 같은 태블릿PC 등)로 이동 중에도 어떤 장소든 디지털 오피스로 만들 수 있기 때문이다. 즉, 미래의 오피스는 스마트폰과 직장 내 공용 PC 덕분에 지정석이 아닌 편한 곳에 앉아서 근무하는 유연한 근무환경이 조성될 것이다. 심지어 회사가 아닌 외부에서 원격으로 업무를 처리하는 일이 일반화될 것이다. 이러한 근무환경은 이동 중 쉽게 휴대해 사용할 수 있는 모바일인터넷디바이스(MID·Mobile In-ternet Device)와 빠른 모바일 인터넷 덕분에 급속히 조성되고 있다.

스마트 오피스는 공간의 제약을 벗어나 어디서든 업무를 볼 수 있는 근무환경을 만들어줄 것이다. 물론 ‘시공간을 극복해 업무를 할 수 있다’는 것은 지극히 관리자적 마인드다. 스마트 오피스가 근로자에게 고역이자 족쇄가 된다면, 대다수 근로자에게 외면받을 것이다. 그런 면에서 스마트 오피스는 언제 어디서든 근로자가 필요할 때 PC보다 좀 더 빠르고 쉽게 정보에 접근할 수 있도록 해준다는 관점에서 이해해야 한다.



빠른 속도, 투명한 업무 관리

스마트 워크의 핵심기기는 스마트폰이다. 3~4인치에 불과한 작은 스크린의 스마트폰은 휴대하기 쉽다. 게다가 그 스크린은 언제든지 인터넷에 연결돼 원하는 정보를 찾아볼 수 있다. 물론 현실계에서 듣고 보는 모든 것을 디지털로 기록할 수 있다. 스마트폰의 카메라와 마이크, 가상 키보드와 다양한 센서 덕분에 현장에서 사진, 음성, 텍스트로 원하는 정보를 생산할 수 있다. 굳이 회사로 들어와 컴퓨터를 켜고 디지털 카메라로 촬영한 사진을 PC로 전송할 필요가 없다. 굳이 e메일 한 통 확인하기 위해서 늦은 밤 침대에서 일어나 1분 넘게 컴퓨터를 부팅할 필요가 없다. 인터넷에 즉각 연결할 수 있게 해주는 스마트폰은 정보의 접근성을 극대화한다.

사실 PC는 공간을 크게 차지할 뿐 아니라 초기 구매비용과 유지, 운영비용이 비싸다. 그렇다보니 국내의 PC 보급대수는 약 3000만대다. 반면 휴대전화는 PC보다 저렴해 전 국민 대다수가 사용할 만큼 가장 많이 보급된 기기다. 휴대전화 보급대수는 5000만대다. 이미 스마트폰은 800만대 이상 보급됐으며 2011년까지 총 2000만대가 넘게 보급될 것으로 예상된다. PC와 달리 큰 비용을 들이지 않고도, 스마트폰은 디지털 오피스에서 스마트 오피스로 우리의 근무환경을 바꿔놓기에 충분하다.

스마트폰이 촉발한 스마트 워크의 가장 큰 변화는 속도다. 언제나 즉시 인터넷에 연결되는 스마트폰의 정보 접근성은 빠르고 명확한 의사결정을 도울 것이다. 현장에서 사무실로 정보를 바로 전송할 수 있을 뿐 아니라 현장에서 필요한 정보를 즉각 확인할 수 있다. 실제로 도시철도공사 직원은 지하철역의 승차권 발매기를 점검하는 등 지하철 운행 업무 전반에 스마트폰을 활용하고 있다.(http://goo. gl/ 71LGG)

또한 스마트폰을 통한 스마트 워크는 투명한 업무 관리를 보장해줄 것이다. 스마트폰에는 수많은 센서가 내장돼 있으며 24시간 인터넷에 연결돼 있다. 스마트폰 센서는 자동으로 주변 정보를 인식하며, 좀 더 쉽고 편리하게 사용자의 상황에 맞는 서비스를 제공하는 데 도움을 준다. 사용자의 상황, 상태에 관한 정보는 물론 사용자의 모든 스마트폰 사용 기록은 회사 클라우드(서버)에 보관, 기록된다. PC보다 더 상세한 정보가 클라우드에 남는다. 이렇게 기록된 업무 내역은 추후 문제점 파악 및 진단의 근거가 될 수 있다. 물론 이 같은 정보가 ‘프라이버시 침해’라는 이슈를 야기할 수 있다. 모든 편리함 뒤에는 우리가 극복해야 할 문제가 있기 마련이다. 마치 동전의 양면처럼.

스마트폰은 두뇌를 보조해 좀 더 현명한 의사결정을 돕는 정보 보조기 역할을 해낼 것이다. 스마트 워크의 핵심은 짧은 시간에 효율적으로 업무를 처리하는 것이다. 24시간 업무에 몰입해 디지털 오피스 시절보다 더 많은 시간을 일에 투입하는 것이 스마트 워크가 아니다.

스마트폰은 현명한 판단을 내릴 수 있게 돕는 다양한 서비스로 업무 시간을 단축해줄 것이다. 실례로 ‘구글 번역’이라는 스마트폰 앱을 이용하면 영어를 한국어로, 중국어를 일본어로 자동 번역해준다. ‘구글 번역’ 앱에 한국어로 말하면 일본어나 영어 등 전세계의 언어로 번역된 음성이 나온다. 이처럼 스마트폰은 인간의 한계를 뛰어넘는 혁신적인 서비스를 제공한다.