오늘날 커뮤니케이션 수단의 진보에 결정적 역할을 한 전화는 다른 어떤 커뮤니케이션 매체보다도 유용하게 사용되고 있다.

특히 휴대전화의 등장으로 ‘1인 1전화’시대가 도래하면서 사람과 사람 사이의 관계마저 획기적으로 변화해가고 있다. 이러한 전화를 사용함에 있어 예절이 필요함은 더 말할 것도 없다.

먼저 전화를 받을 때는 되도록 빨리(직장에서는 벨이 3번 울리기 전에) 받는 것이 좋다. 자신을 분명히 밝힌 후 상대방이 누구인지 확인한다. 내가 누구인지 밝혔고 상대방이 누구인지 알았다면 인사를 나눈 후 용건을 주고받는다. 용건을 주고받을 때는 상황에 따라 적절한 메모와 복창을 하는 것이 매너이다.

만약 전화를 걸어온 사람이 다른 누군가를 찾을 때는 “잠시만 기다려 주시겠습니까” 또는 “곧 연결해드리겠습니다”와 같은 말로 양해를 구한 뒤 연결해주어야 한다. 마지막으로 전화를 끊을 때는 인사말을 하고 상대방이 먼저 끊은 후, 수화기 내려놓는 소리가 지나치게 크지 않도록 조심하는 것이 예의다.

전화를 걸 때는 전화를 받는 상대방의 사정을 가장 먼저 생각해야 한다. 이른바 ‘T.P.O’에 따라, 즉 시간(Time) 장소(Place) 상황(Occasion)을 생각하고 전화를 걸어야 한다. 그 다음으로는 전화 걸 준비를 한다. 상대방의 전화번호를 확인하고 용건이나 말할 순서도 간단히 메모해두는 것이 좋다.



상대방이 전화를 받으면 먼저 자신의 신분을 밝힌 후 상대를 확인한다. 원하는 상대방과 통화를 하게 되면 인사를 나눈 후, 자신의 용건을 요령껏 전달한다. 이때 두 번 전화하는 실수를 하지 않기 위해서는 통화가 끝나기 직전에 상대방과의 약속이나 결론을 다시 한번 확인하는 것이 좋다.

휴대전화의 경우에도 주의해야 할 점이 많다. 시도때도 없이 울려대는 전화벨 소리라든가 주위를 의식하지 않고 큰 목소리로 통화해 주변사람들을 불쾌하게 만드는 일 등이 수시로 벌어지고 있기 때문이다.

휴대전화는 공공장소에서는 진동으로 해두는 것이 매너이다. 통화중 목소리는 옆 사람에게 방해가 되지 않도록 작게 해야 한다.

운전중에 휴대전화를 사용하는 것은 법으로 금지되어 있는 만큼 운전중에는 아예 전화를 받지 않거나 잠시 전화기를 꺼두도록 한다. 요즘에는 문자 메시지를 사용하는 경우가 많은데, 문자 메시지를 받으면 즉시 답변을 보내주는 것이 매너이다. 다만 불가피한 상황이라면 늦게라도 답변을 주면 된다.